Formalisez ! Telle est la principale recommandation martelée lors des universités d'été des instances franciliennes pour remplir au mieux les obligations en matière de contrôle qualité, qui s'imposent à toutes les missions d'expertise comptable.

S'habituer à faire un plan de mission

Point clé examiné lors du contrôle, l'acceptation des missions. Elle doit "faire l'objet d'une réflexion formalisée", insiste Elisabeth Thibout, présidente de la commission qualité et norme du Conseil régional de l'ordre Paris Île-de-France (en charge de la mise en oeuvre du contrôle qualité). Et "la question du maintien d'une mission doit se re-poser formellement chaque année", ajoute-elle.
Il est également conseillé de formuler par écrit la programmation des travaux. "Il faut s'habituer à faire un plan de mission (avec les intervenants, les délais, la nature des travaux, les moyens à metttre en oeuvre...)", souligne Elisabeth Thibout. La forme est libre : "à travers un logiciel, des fichiers Excel ou de simples tableaux à l'ancienne", détaille-t-elle.
Une attention particulière doit aussi être portée à la lettre de mission, "point de contrôle important". "Pensez à généraliser vos lettres de mission", conseille l'experte-comptable. "Souvent un peu légères (...), elles doivent être actualisées périodiquement".

Un plan de formation dans un simple tableau Excel

Ce formalisme doit se poursuivre une fois la mission terminée. Car la documentation des travaux fait aussi partie des points clés du contrôle qualité. Le dossier de travail matérialise ainsi les travaux réalisés. "Beaucoup ne voient pas l'intérêt de la formalisation", regrette Elisabeth Thibout. Pourtant, celle-ci "sécurise le cabinet" en apportant une "preuve en cas de mise en cause de votre responsabilité". Attention également à ne pas négliger le rapport écrit qui doit conclure toutes les missions du professionnel comptable. "Même s'il n'a pas émis d'opinion", rappelle-t-elle. Cela "permet [aussi] de répondre en partie à l'obligation de conseil".
Autre domaine examiné lors du contrôle qualité : la compétence du personnel de la structure comptable. Un plan de formation s'avère indispensable. "A l'écrit c'est mieux", indique la présidente de la commission qualité. "Cela peut se traduire par un simple tableau excel, en fonction de la taille du cabinet".

Une compilation des procédures en 2012

Les cabinets devront procéder à un travail de formalisation supplémentaire le 1er janvier 2012. En effet, la nouvelle norme professionnelle, entrant en vigueur à cette date, reclasse dans un cadre unique les actuelles normes générales (voir l'encadré). Et impose donc une seule documentation regroupant chaque composante du système de contrôle qualité mis en place par le cabinet (1). Les structures comptables devront "écrire un manuel de procédures qui compile ce qui existait déjà dans le cabinet", indique Elisabeth Thibout.

Se rendre disponible le jour J

Et lorsque survient le contrôle ? Le jour J, lors de la revue des dossiers techniques par le contrôleur (2), le professionnel doit "se rendre disponible", conseille la présidente de la commission qualité. "La synthèse du contrôle doit faire l'objet d'une discussion de fin de journée", sans attendre son envoi ultérieur, souligne-t-elle. Bref, le contrôle qualité est avant tout l'occasion pour les professionnels de discuter avec leur conseil régional et de glaner des informations pour améliorer leurs méthodes de travail. De quoi dédramatiser ce qui peut ressembler à une épreuve pour certains. "On ne se mêle pas de la gestion du cabinet, de sa rentabilité. Cela permet de rassurer les confrères", conclut-elle. Car le contrôle qualité porte exclusivement sur l'application des normes professionnelles.

Nouvelle norme sur le contrôle qualité : une simple "reformulation"

A compter du 1er janvier 2012, les cabinets devront se conformer à une nouvelle norme professionnelle ("Maîtrise de la qualité des missions au sein des structures d'exercice professionnel") pour la mise en place de leurs systèmes de contrôle qualité . Les actuelles normes générales seront regroupées dans un cadre unique. Il s'agit essentiellement d'une "reformulation", indique Elisabeth Thibout. "Les grands principes restent valables". L'Ordre doit actualiser ses outils mais il n'est "pas sûr que tout soit prêt au 1er janvier 2012", prédit la présidente de la commission qualité et norme du Conseil régional de l'ordre Paris Île-de-France.

(1) La nouvelle norme ("Maîtrise de la qualité des missions au sein des structures d'exercice professionnel"), qui entre en vigueur le 1er janvier 2012, autorise les petites structures à utiliser des méthodes "plus informelles telles que des notes consignées dans un manuel, des questionnaires de contrôle et des formulaires". 
(2) Il s'agit de la seconde phase du contrôle, l'examen technique. La première phase consiste pour le contrôleur à faire une évaluation d'ensemble du cabinet (prise en compte des normes, des règles professionnelles et des usages de la profession).