Depuis quelques mois, Randstad propose à ses intérimaires un bulletin de paie électronique. Comment est née cette initiative ?

Concrètement, après un appel d'offres complet auprès des prestataires du marché en 2009, nous avons lancé le pilote en octobre 2010. Le déploiement a eu lieu en janvier 2011 chez Randstad et au fur et à mesure sur tout le groupe (Expectra, Appel Médical, RIS…). Aujourd'hui, le bulletin de paie électronique concerne potentiellement plus de 450000 intérimaires actifs au niveau du groupe. Notre approche est de fournir à l'intérimaire toute une palette de services en ligne (demande d'acompte, offres de mission ciblées, éditions de documents, etc.), dont son bulletin de paie électronique. En effet, nous ne concevons la dématérialisation qu'en y apportant de la valeur ajoutée.

Quel est le processus d'acceptation de l'e-paie par l'intérimaire ?

Chaque agence propose à ses intérimaires le bulletin de paie électronique ; ces derniers formalisent leur acceptation en signant leur contrat de travail. Ils peuvent revenir au bulletin papier immédiatement sur simple demande à leur agence. L'intérimaire reçoit un identifiant et un mot de passe pour accéder à son espace internet personnel. Il doit ensuite activer son coffre-fort électronique personnel via un lien qui le renvoie sur le site de notre prestataire Coffreo. Ce n'est qu'à partir de ce moment-là que le bulletin de paie sera dématérialisé.

C'est un peu long...

En fait, tout cela se fait en quelques clics. Mais l'intérêt est de s'assurer que l'intérimaire a bien compris où se trouveront ses bulletins de paie électroniques et qu'il peut accéder à son coffreo. Par ailleurs la problématique d'entrée/sortie des salariés, spécifique à l'intérim par son ampleur, imposait un processus de création du compte particulièrement sécurisé.

Justement, comment sécurisez-vous la paie électronique ?

Nous avons sécurisé les flux et les process entre notre système d'information et notre prestataire Coffreo et, pour l'essentiel, nous sommes conformes à la norme Afnor publiée en avril 2011.

Qui finance ce coffre-fort personnel ?

Le coffre-fort est gratuit pour l'intérimaire qui en est le propriétaire et qui le reste même s'il ne travaille plus pour nous. C'est Randstad qui paie Coffreo à chaque fois qu'une fiche de paie est déposée. Nous avons également choisi de payer l'archivage du bulletin de paie électronique jusqu'aux 70 ans de l'intérimaire, archivage garanti par la Caisse des Dépôts (CDC Arkhinéo). Cette garantie représente un surcoût non négligeable par rapport à un bulletin de paie dématérialisé "standard" ; le coût d'un tel bulletin de paie est à peu près le même que celui d'un bulletin papier. Mais il nous a semblé nécessaire d'assurer à nos intérimaires un niveau de sécurité maximum : les bulletins électroniques ne peuvent pas disparaître.

Comment s'assurer que le fichier du bulletin de paie reste lisible au fil des années ?

On est sur du pdf qui est le format de référence. De plus, notre prestataire s'est engagé à suivre l'évolution éventuelle des standards. Par ailleurs, l'intérimaire peut télécharger et imprimer son bulletin de paie et le conserver de façon plus traditionnelle, même si ce n'est pas l'objectif.

Combien d'intérimaires ont adopté, à ce jour, la paie dématérialisée ?

Nous en sommes encore au début du déploiement, mais à ce jour, plus de 6500 intérimaires l'ont accepté et plus de 4000 sont allés jusqu'au bout du processus de validation. Le dispositif prend bien : environ 50 coffreos sont validés chaque jour, et près de 500 nouveaux intérimaires acceptent le bulletin de paie dématérialisé chaque semaine.

Quelles sont les réactions que vous avez pu recueillir ?

Nous avons schématiquement trois profils d'intérimaires. D'abord, ceux qui sont extrêmement intéressés pour recevoir leur fiche de paie plus rapidement et supprimer les contraintes de rangement (les intérimaires ont par nature souvent plus de bulletins de paie que les salariés). Seconde catégorie : les intérimaires qui se disent pourquoi pas ? et qui vont être convaincus par les autres services proposés dans leur espace internet. Enfin, les réfractaires qui n'ont pas confiance dans l'informatique ou qui restent attachés au papier. C'est un peu empirique, mais nous constatons que les différences se font surtout sentir en fonction de l'âge et non pas en fonction des CSP (catégories socio-professionnelles). Les 25-35 ans sont surreprésentés parmi les intérimaires qui ont accepté. Les retours sont franchement positifs et les questions portent davantage sur l'aspect opérationnel que sur la sécurisation.

Comment gérez-vous ces deux populations, paies papier et électronique ?

C'est automatique. Lors du calcul de la paie, notre système d'information génère, en fonction du paramétrage par intérimaire, des fichiers codifiés soit en bulletin papier pour envoi à notre imprimeur, soit en bulletin dématérialisé pour envoi à Coffreo.


Randstad propose aussi le bulletin de paie électronique à ses salariés permanents depuis début mai.