"Il ne s'agit pas d'une révolution comme il y a 10 ans pour la mise en place de la DADS-U, mais d'une évolution de la norme", précise Mourad Belaïd directeur de projet de la Cnav et en charge du secrétariat permanent de la commission de la norme. "Une évolution qui devrait se traduire par plus de souplesse, pour aujourd'hui et pour demain, pour les entreprises", ajoute Elisabeth Humbert-Bottin, secrétaire générale de la commission de la norme.

Elargir le périmètre de déclaration

Aujourd'hui, les entreprises qui produisent leur déclaration de salaire sous forme de téléprocédure sont tenues d'utiliser le support DADS-U. A partir du 1er janvier prochain, ce support disparaît pour être remplacé par la norme 4DS. "L'évolution de la norme était nécessaire, après 10 ans de bons et loyaux services, la DADS-U ne permettait plus de répondre aux besoins de nouveaux organismes destinataires comme la MSA ou les régimes spéciaux de retraite par exemple, explique Mourad Belaïd. L'intégration de ces organismes va être possible grâce à la norme 4DS. Le périmètre de déclaration va être élargi et l'ensemble des déclarations périodiques existantes (annuelle, trimestrielle, mensuelle) pourront être effectuées". Elisabeth Humbert-Boutin précise que "la norme 4DS est plus modulaire et qu'elle va permettre dans l'avenir d'intégrer plus facilement les différentes évolutions réglementaires ou structurelles".

Faciliter la déclaration des données sociales

L'objectif de la norme 4DS est également de simplifier les déclarations des données sociales. A cette fin, de nombreuses redondances qui s'étaient accumulées au fil des années ont été supprimées. Des améliorations ont également été introduites dans la nouvelle norme. Ainsi, des codes populations ont été créés afin d'apporter aux entreprises une aide au remplissage en fonction de la nature du contrat du salarié ; n'apparaîtront pour chaque salarié que les champs qui le concernent. De leur côté, les nomenclatures des emplois, métiers et rémunérations ont été améliorées. 

Paramétrer les logiciels de paie

Cette nouvelle norme ne devrait donc pas apporter de changements fondamentaux dans la déclaration des données sociales pour les entreprises, mais il faut néanmoins qu'elles s'y préparent en amont. "C'est pourquoi les entreprises doivent dès aujourd'hui se rapprocher de leurs éditeurs afin de paramétrer leurs logiciels de paie, précise Mourad Belaïd. Les entreprises doivent être vigilantes pour pouvoir être prêtes le 2 janvier 2012, date officielle de l'ouverture de la campagne N4DS pour les salaires 2011". 

Calendrier de déploiement de la norme

Les premiers tests préalables de la nouvelle norme, débutés en avril 2010, ont été concluants. Les deux dernières phases de tests seront importantes car elles permettront de détecter les éventuelles et ultimes améliorations à apporter. La première phase de tests commence le lundi 23 mai, elle s'adresse surtout aux éditeurs de logiciels de paie, mais aussi aux entreprises qui développent leur propre logiciel. La deuxième phase se déroulera à partir du 19 septembre. Elle permettra aux entreprises  et aux éditeurs de tester la dernière version de la norme, publiée le 2 mai 2011, avant l'ouverture en production le 2 janvier prochain. Pour effectuer ces tests ou télécharger le logiciel de pré-contrôle des fichiers qui permet de s'assurer avant tout envoi que la déclaration ne comporte pas d'erreurs, il vous suffit de vous rendre sur le site net-entreprises.fr. Une documentation détaillée concernant la norme est également disponible sur le site e-ventail de la Cnav.

Plus de déclaration rectificative

A noter également qu'à partir du 2 janvier 2012, la déclaration rectificative disparaît au profit d'une déclaration "annule et remplace" avec des fonctionnalités différentes pour simplifier les démarches. "Il ne s'agira plus pour l'entreprise d'indiquer un montant différentiel, mais d'un remplacement totale des données transmises précédemment et ce, pour plus de simplicité", explique Mourad Belaïd de la Cnav. Une seule déclaration "annule et remplace" sera autorisée par type de déclaration. Elle pourra se substituer à une déclaration normale ou à une déclaration complémentaire et devra être déposée sur la même plate-forme que la déclaration initiale qu'elle annule et remplace.