L'archivage électronique trouve sa place. Près d'une entreprise sur deux le pratique régulièrement, selon une étude du cabinet Markess. Ce sont même deux entreprises sur trois qui ont franchi le pas (*), de façon fréquente ou occasionnelle. "Alors qu'elles n'étaient que 40 % lors de notre précédente enquête en 2007", confie Hélène Mouiche, responsable de cette étude réalisée auprès de 150 entreprises. Il faut y ajouter les 22 % d'organisations qui projettent de s'y mettre d'ici 2012.

La réponse à une obligation juridique

Cette progression satisfait surtout une obligation juridique. Près des deux tiers des organisations interrogées se mettent à l'archivage électronique pour répondre à un contexte soit légal soit réglementaire. Conséquence : les documents à valeur probatoire sont souvent conservés de cette façon. Il en est ainsi des factures, des bulletins de paie, des opérations de règlement et des documents comptables respectivement pour 60 %, 50 %, 48 % et 45 % des entreprises adeptes de l'archivage électronique. Viennent ensuite les contrats commerciaux, les bons de commande, les pièces justificatives et la correspondance électronique respectivement dans 40 %, 39 %, 38 % et 33 % des cas.

D'autres raisons motivent cette conservation numérique qui se distingue de la sauvegarde. Les plus fréquentes sont la facilitation de la recherche d'information, la sécurisation des contenus et la volonté de préserver de l'information sur de très longues périodes.

Les TPE exclues de l'étude de Markess

Mais ce constat est à relativiser. Premièrement parce que les entreprises interrogées sont de taille grande ou moyenne. Autrement dit, les TPE, qui représentent l'essentiel du tissu économique français, n'ont pas été interrogées, reconnaît lui-même Markess. Sur le terrain, très peu d'entre elles semblent s'être mises à l'archivage électronique. C'est en tous cas ce que l'on peut analyser par le prisme des experts-comptables. "Il n'y a quasiment pas de cabinets comptables qui pratiquent l'archivage électronique", résume Jean Saphores, président de la commission informatique du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables. Autre limite à l'étude de Markess : elle ne cible pas exclusivement l'archivage électronique. Autrement dit, il est possible qu'une partie des entreprises conserve à la fois les documents numériques et les documents papiers.

Des inspecteurs des impôts désormais formés

C'est d'ailleurs ce qu'il se passe sur le terrain pour les quelques organisations qui ont dématérialisé leur bulletin de paie : elles remettent au salarié une version numérique et une version papier du document. Mais la demande pour l'archivage électronique est quand même amorcée. "Nous faisons prendre conscience à nos confrères qu'il n'y a pas que des copies qui sont manipulées sous une forme numérique mais aussi des originaux notamment les fichiers comptables, les factures électroniques et bientôt les bulletins de paye électroniques. L'enjeu de l'archivage électronique est d'autant plus important que les inspecteurs des impôts sont désormais formés pour effectuer des contrôles sur les fichiers informatiques", analyse le père du portail Jedeclare.com. Mais encore faut-il que l'offre logicielle soit suffisamment mâture pour répondre aux besoins des TPE.


(*) Pour Markess, l'archivage et la conservation électronique représentent l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour définir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, afin de les exploiter et les rendre accessibles dans le temps, soit à titre informatif, soit à titre de preuve.
 

La finance/comptabilité, première fonction concernée

Source : Markess international, mars 2010

 

Un article des Editions Législatives